近年、電話をかけることに苦手意識を抱く人が増えていますが、電話応対はビジネスにおいて不可欠なスキルと言えます。
電話の印象は企業の印象そのものとなるため、とても大切。
今回は、効果的なビジネス電話のかけ方についてのポイントを詳しくご紹介します。
基本のビジネス電話のかけ方
まず、電話をかける前に用件を箇条書きで簡潔にメモしておくことが重要です。
これにより、大切な情報を漏れなく伝えることができます。
電話をかける際には、はっきりと話すことを心がけましょう。特に社名や自分の名前、日時、地名などの重要な情報は明瞭に伝えることが大切です。
これによって、相手に何度も聞き返されることなくスムーズなコミュニケーションが実現します。
また、電話をかける時間帯にも注意が必要です。
忙しい時間帯を避け、始業直後や昼休み、退社間際などは避けましょう。
電話がつながったら、まずは社名と名前を名乗り、「お世話になっております」と丁寧なあいさつを行います。
取り次ぎをお願いする場合には、「恐れ入りますが、〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますか」と尋ねます。
担当者が不明な場合は、「〇〇の件でお電話させていただいたのですが、担当の方はいらっしゃいますでしょうか」と尋ねると良いでしょう。
相手が電話に出たら、再度名乗り「いつもお世話になっております」と挨拶をします。
用件に入る前に相手の都合を確認しましょう。「〇〇の件で、確認したいことがございます。いまお時間よろしいでしょうか」と尋ねます。
通話時間については、基本的には3分以内にまとめることが望ましいです。
長話になりそうな場合は、事前に「〇分くらいお時間よろしいでしょうか」と時間の目安を伝え、了解を得てから話すようにしましょう。
相手の時間を大切にし、用件を簡潔にまとめて伝えることが大切です。
用件が済んだら「お忙しいところありがとうございました。では失礼いたします」などとお礼の言葉を述べて静かに受話器を置きます。
「電話を切るのはかけた側から」というのが基本マナーです。（ただし、相手がお客様の場合は相手が切ったのを確認してから受話器を置くようにしましょう。）
こんな時どうする？シーン別対処法
- 相手が不在だった場合
もし相手が不在だった場合は、帰社の予定を聞いてから対応を考えます。
相手に折り返しの電話を頼む際は、「お戻りになりましたらお電話をいただけますか」と丁寧にお願いしましょう。
また、伝言を頼む場合には「伝言をお願いできますでしょうか」と依頼します。「失礼ですが、お名前をいただけますでしょうか」と、伝言を頼んだ相手の名前を確認することもを忘れないようにしましょう。
目上の人や個人のお客様への電話、依頼・謝罪の電話などの場合には折り返しの電話を頼まずにこちらからかけ直すのが基本です。
特に謝罪の電話をかけたのに、折り返しの電話を頼むと相手を怒らせてしまうこともあるので注意しましょう。
- 電話が途中で切れた場合
もし電話が途中で切れてしまった場合は、かけた側から再度電話をかけ直しましょう。
たとえ相手のミスで切れてしまった場合でも、「先ほどは失礼いたしました」と謝罪の言葉を忘れずに伝えましょう。
- 携帯電話にかけて、留守番電話だった場合
相手の携帯電話にかけて留守番電話になった場合は、簡潔なメッセージを残すことが大切です。
社名と名前を名乗り、「いつもお世話になっております。□□の件でご連絡いたしました。また改めてお電話いたします」とメッセージを残しましょう。
まとめ
慣れないうちは電話をかけるのは緊張するかもしれませんが、基本のマナーを頭に入れて、事前に用件を整理するなどの準備を行えば、電話でのコミュニケーションも落ち着いて行えるはずです。
何度も電話をかければ慣れてきて、さらに自信を持って電話応対ができるようになります。勇気を出して積極的に電話をかけてみましょう。
ビジネス電話の受け方のマナーについてはこちらの記事を参考にしてください。
