ビジネスの世界では、第一印象が重要です。特に、お客様が最初に会う人の印象は、会社全体のイメージを大きく左右します。そのため、来客応対のマナーは非常に大切です。本記事では、受付から応接室への案内、お見送りまで、効果的な来客応対のポイントを詳しく解説します。
来客応対の基本的なマナー
受付のマナー
お客様が入ってきた際には、元気な声で「いらっしゃいませ」と挨拶しましょう。
笑顔を心掛けて、温かい雰囲気を演出します。
お客様が快適に過ごせるよう、近くにイスやソファがあれば、「おかけになってお待ちください」と案内しましょう。
取り次ぎの仕方
アポイントがある場合には、「お待ちしておりました」と言って出迎えます。
その後、約束をしている相手にスムーズに取り次ぎましょう。
アポイントがない場合は「失礼ですが、どのようなご用件でしょうか」と言って用件を確認し、担当者に知らせて指示を仰ぎましょう。
お客様をご案内する時のマナー
お客様を応接室などに案内する際にも、きめ細かな心遣いが求められます。
お客様に快適に移動していただくために、以下のポイントに注意して案内しましょう。
まず「お待たせいたしました。ご案内させていただきます」と丁寧に声をかけ、お客様を大切に思っていることを示しましょう。
また、お客様が重い荷物を持っている場合には、「お持ちしましょうか」と気配りのある提案を行います。こうした小さな気遣いが、会社全体の良い印象に繋がります。
廊下ではお客様には中央を歩いていただき、案内者はお客様に完全にお尻を向けてしまわないように斜め前を歩きます。
案内中は、お客様の歩調に合わせるよう心がけましょう。時折後ろを振り返り、お客様が迷うことなく案内先に到着できるようサポートします。自分だけ先にさっさと行ってしまわないように気をつけましょう。
移動中、沈黙が続くとお客様が気まずい思いをしてしまうので、「今日はあたたかいですね」「こちらの場所はすぐにおわかりになりましたか」などと話しかけると良いでしょう。
応接室入室時のマナー
入室前には、まずノックをし、誰もいないことを確認してから扉を開けます。
ドアが内開きの時は「お先に失礼します」と声をかけて先に入室し、ドアをおさえて「どうぞ、お入りください」とご案内します。
ドアが外開きの時はドアを大きく開いておさえておきながら「どうぞ、お入りください」と言って、お客様に先に入室していただきます。
お客様には、上座のイス（出入口から一番遠い席）に座っていただくように案内します。
お客様が着席したら、「〇〇は間もなくまいります。少々お待ちください」と声をかけ、ドアのそばで会釈をして退出してください。
お見送りのマナー
お客様がお帰りの際には「お忙しいなか、わざわざお越しいただきましてありがとうございました」とお礼を述べましょう。
もしお客様をお待たせしてしまった場合は改めて「今日は大変お待たせして申し訳ございませんでした」とお詫びします。
さらに「お気をつけてお帰りください」といった気遣いの言葉も添えるとなお良いでしょう。
お見送りの際は、お客様の姿が見えなくなるまで、心をこめてお見送りします。
エレベーター前でお見送りする場合は、お客様がエレベーターに乗り込む際、一礼をして丁寧に見送ります。
エレベーターの扉が閉まるまで、頭を下げてお見送りしましょう。
まとめ
これらの来客応対のマナーを守ることで、会社のプロフェッショナリズムと心地よい雰囲気を印象づけることができます。
お客様には「自分が会社の代表者だ」という意識を持って接することが大切です。
お客様との素晴らしい関係を築くために、ぜひ今回ご紹介したポイントを実践してみてください。
