ビジネス電話の受け方マナー：プロの対応で印象アップ！

ビジネスにおいて、電話は重要なコミュニケーション手段として不可欠です。

電話の受け方は、相手に対する印象を大きく左右する要素の一つであり、そのまま会社全体の印象にも影響します。

そのため、どんなに忙しい状況でも、明るく丁寧に対応することが大切です。

以下では、ビジネス電話を受ける際の基本マナーやNGな言葉遣い、さまざまなシーンでの適切な対応方法について解説します。

電話応対の基本マナー

• ３コール以内に受話器を取る：電話が鳴ったら、３コール以内に受話器を取るよう心がけましょう。４コール以上鳴る場合は、「お待たせいたしました」と最初に言ってから受話器を取りましょう。

• 電話に出る際は会社名を伝える：電話を取る際は、「はい、〇〇社でございます」としっかりと自社名を伝えることが重要です。ここでの第一声が印象を左右します。明るくハキハキとした声を心がけましょう。

• 相手の名前と会社名をメモしておく：相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」と挨拶し、会社名と相手の名前をメモしましょう。

• 相手が名乗らない場合の対応：相手が名乗らない場合は、「恐れ入りますが、どちら様でしょうか？」と丁寧に尋ねと良いでしょう。

• 取り次ぎのマナー：相手が担当者の名前を伝えたら、「少々お待ちください」と言い、保留ボタンを押してから担当者に取り次ぎましょう。保留が長引きそうな場合は、「少し時間がかかりそうです。折り返しお電話を差し上げてよろしいでしょうか」と確認しましょう。

• 担当者不在の場合の対応：担当者が不在の場合、「外出しております」「席を外しております」と理由を伝えた後、「折り返しお電話を差し上げましょうか？」とお尋ねしましょう。

• 伝言を受ける際の注意：伝言を受ける際は、用件をメモし、復唱して間違いがないか確認しましょう。最後に、「〇〇（担当者）が戻り次第、申し伝えます。私、〇〇（自分の名前）が承りました。」と伝えることで、相手に安心感を与えることができます。

• 電話を切る際の言葉：電話を切る際は、「お電話ありがとうございました。失礼します」と言葉をかけてから切りましょう。

電話応対で避けるべきNGな言葉遣い

• 自社の人を「〇〇さん」と呼ぶ：自社の人には「さん付け」せず、姓のみで呼ぶようにしましょう。役職を付ける場合は「部長の〇〇」という言い方にして、「〇〇部長」という言い方は避けましょう。

• 相手の会社の人を「〇〇部長様」と呼ぶ：相手の会社の人を呼ぶ際には、「〇〇部長様」のように役職と敬称を重ねて呼ぶのは避けましょう。「〇〇部長」または「部長の〇〇様」と呼ぶのが良いです。

• 自社の人に尊敬語を使う：たとえ上司であっても自社の人には尊敬語を使わず、謙譲語を使うように注意しましょう。例えば「〇〇はただいま席を外していらっしゃいます」と言うのはNGで、「〇〇はただいま席を外しております」と謙譲語を使うのが正しいです。

• 「もしもし」という言葉を使う：職場で電話に出る際には、「もしもし」という言葉はNGです。会社名を名乗るようにしましょう。

様々なシーンでの適切な対応方法

• 相手の声が聞き取りづらい場合：相手の声が聞き取りづらいと感じた場合、「恐れ入りますが、電話が少し遠いようです。」と伝えましょう。

• 言葉が聞き取れない場合：相手の言葉が聞き取りづらい場合、「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか」と丁寧に尋ねましょう。

• 定時を過ぎた場合：定時を過ぎて退社した担当者宛の電話には「申し訳ございません。あいにく〇〇（担当者）は外出しており、本日は戻らない予定です。明日こちらから折り返し連絡差し上げますが、いかがいたしましょうか？」と説明し、適切な対応を心がけましょう。定時を大幅に過ぎている場合は「〇〇（担当者）は本日は失礼させていただきました」と告げても大丈夫です。

• 担当者が休んでいる場合：担当者が休暇中の場合は、「申し訳ございません。本日〇〇はお休みをいただいております。〇日には出社いたしますがいかがいたしましょうか？」と言って指示を仰ぎましょう。

• 担当者が不在の場合：担当者が会議中や接客中、トイレや遅刻などで不在の場合は、「あいにく〇〇は席を外しております」と伝えるだけで十分です。具体的な状況は伝えないようにしましょう。

伝言メモに入れるべきポイント

伝言メモは、重要な情報を正確に伝えるためのツールです。以下のポイントを必ず入れて、伝言メモを作成しましょう。

• 誰宛のメモか：伝言メモの最初には、誰宛のメモであるかを明確に記載します。

• 電話を受けた日時：電話を受けた日時は必ず記入しましょう。

• 相手の会社名と名前：相手の会社名と名前を正確に記入します。

• 自分の名前：自分の名前を記入することで、担当者が後から聞きたいことがあった場合、スムーズに確認できるようにします。

• 用件の箇条書き：数字や金額、地名などの情報は特に誤りがないように注意して記入しましょう。

まとめ

電話を受ける際は、自分が会社の代表であるという意識が大切です。ビジネスマナーを守り、礼儀正しい対応を心がけましょう。

電話におけるビジネスマナーは、一度覚えてしまえば、様々な人に好印象を与えることができます。

電話対応に自信がない方も、この機会に電話のビジネスマナーをマスターしてみてはいかがでしょうか。

ビジネス電話のかけ方のマナーについては、こちらの記事を参考にしてください。

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