取引先との信頼関係を築くためには、訪問時のマナーが大きな鍵となっています。
基本的なマナーや気配りの仕方を心得ておけば、好印象を与えることができるでしょう。
この記事では、取引先の会社訪問時に心掛けるべきマナーを紹介します。
前日までの準備
訪問前の準備は、前日までに済ませておくことが大切です。
初めての訪問なら、相手の会社の事業内容を確認しておくと良いでしょう。
前任者に話を聞いてみたり、相手企業のウェブサイトをのぞいてみたりするだけでもOKです。
当日道に迷わないで済むように、訪問先の場所を確認することも大切です。
訪問先のウェブサイトに案内図があれば、それをプリントアウトして持参しても良いでしょう。
訪問時の挨拶には名刺が欠かせません。名刺入れには十分な枚数を入れておきましょう。
また、商談で配布する資料も先方の人数に合わせて用意するのを忘れずに。
訪問当日: 受付でのマナー
訪問当日は、会社を出る前にもう一度、所要時間を計算し、出発する時間を確認しておくと良いでしょう。
また、訪問先の担当者名や連絡先はメモしておいて、すぐに取り出せるようにしておけば、安心感が増します。
訪問前に、相手へ電話をかけてみることもおすすめです。
特にアポイントが数日前の場合、相手が忘れてしまっている可能性もあるため、改めて確認しておくと安心です。
訪問先へは、約束の時間の少し前（5～10分前）に着くように心掛けましょう。
もし電車遅延などで遅刻してしまいそうな時は、なるべく早く先方に連絡を入れることが大切です。
会社に着いたら、まず、携帯電話はマナーモードにしておきましょう。コートを着ている場合は会社に入る前に脱ぐのがマナーです。
約束の時間になったら受付に行き「わたくし、〇〇社の△△と申します。いつもお世話になっております」と挨拶をします。
次に「〇〇様と〇時にお会いする約束で参りました」などとアポイントの内容を伝えましょう。
訪問当日：応接室でのマナー
応接室に入ったら、席をすすめられるまでは立っていましょう。勝手に席に座ってはいけません。
荷物は、特に置き場所を指定されなければ、足元に置いておくのが基本です。
机の上やイスの上に置くのは失礼にあたるので気をつけましょう。
着席したら、コートは丁寧にたたんでカバンの上に置いておくとスマートです。
お茶が出された際は、笑顔で「頂戴します」と言ってから飲みましょう。
商談相手が入室する際には、立ち上がって挨拶をします。
初対面の場合は、このタイミングで名刺交換をしますので、名刺入れを出しておきましょう。
商談中は、相手の目を見ながら話すことが大切です。
相手の貴重な時間を無駄にしないよう、用件はポイントをしぼって伝えましょう。
軽い雑談の後は、すぐに本題に入るのが望ましいです。だらだらと雑談を続けるのは好ましくありません。
話が長くならないように気を配ることも大切。30～40分を目安に話を終えましょう。
話を切り上げる時は「では、〇〇の件はこのように進めさせていただきます」と話をまとめると、相手に退出の意思を伝えられます。
退室の際には、「本日はお忙しいところ、ありがとうございました」と感謝の気持ちを表現しましょう。
もし相手が見送りをするようなサインを見せたら、「こちらで結構でございます」と丁重にお断りするのが良いです。
見送っていただいた場合は、別れ際に、もう一度心を込めてお礼を伝えましょう。
まとめ
訪問のマナーをマスターすれば、様々な商談相手との信頼関係を構築することができます。
訪問前の情報収集、丁寧な挨拶、感じの良いコミュニケーション術、礼儀正しいふるまいなど、細かいところまで気を配りましょう。
この記事を参考にして取引先への訪問を成功させてください。
